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【芳草集】
遠距工作

方菲菲

因為疫情影響,不少公司都有員工在家中遠距離工作。一時之間遠距工作成了時尚,原先不喜歡在家中工作的舍妺芸芸在購買了一個大型螢光幕顯示器,經過近半年的時間之後,逐漸也習慣,或甚至喜歡遠距離工作。我本人對於遠距離工作仍然抱著存疑的態度。有些工作不需要和人面對面接觸,可以遠距工作,但是需要跟其他人互動的工作,也許可以減少互動,但不可能完全依靠電腦視訊取代當面互動或是談話。
從上星期開始,每個星期的二、三、四這三天,早晨從10點到11點,下午從一點到兩點,我都要坐在電腦前面參加國稅局舉辦的稅務視訊講座。經過半年左右對於用各種軟體舉行視訊會議,雖然仍有許多可以學習的地方,但是基本上可以駕輕就熟了。我所感到困擾的是當視訊上課時為了防止參加者開了電腦之後逃之夭夭,中間時間開小差,不但國稅局的電腦會全程記錄登入、退出網站的時間,每一個小時的講座中還會準備了五個測驗題及最後課程結束時的意見調查表。你必須要全部回答才能拿到那一個小時的繼續學習時間。
當我正在上課時常有人來公司問:「方會計師在嗎?」,要跟你打個招呼。你該如何是好呢?不出去和人家說兩句,似乎太矯情了,人家來了你也不肯跟人家講話,但是萬一不巧跟他們閑談的時候螢光幕上冒出了pop up 試題,你只有60秒回答問題,你回到辦公桌前時它已經從螢光幕上消失了,你不能回答了。那麼一個小時的繼續學習時間就和你說再見了。是永別了。
拜託各位體諒一下。如果我不肯出現的話是有我的考量。曾經想過在上課時把門關著,表示不在公司。但是有些熟的客人他們會說:我看到他的車停在前面,他應該在公司吧!如果是往年我去別的城市上課;要搭飛機,住旅館,但是不會有上課中被打斷的危機,可以專心的上課。又可以帶一些較困難的個案去和國稅局的人員面對面的商談,當時就解決了問題。那些錢是花在刀口上。如今錢省下來,卻多了許多困擾。
昨天國稅局的兩堂課主題都是有關網路安全。無可諱言的,一般個人或是小型的公司所擁有的網路安全設施不如大公司。大公司設定有專門的人,或者是部門去管理。
眾所週知的,90%的網路盜取資料開始於用釣魚電子郵件。只要你或者是你公司的員工不小心打開了電子郵件,或是按下連結網站,對方就可以用一些隱藏式的軟件偷取你的密碼等機密資料,進而控制你的電腦。從五年前國稅局就要j求每個從事稅務申報的人要有危機意識,對於客戶資料如何保密有一套防禦系統的計劃。
當天有位受害報稅業者現身說法,分享他的恐怖經歷。他說因為疫情他就在家中遠距工作。有天早晨他回到公司去上班,有客戶在電話中告訴他銀行代號及帳戶號碼。當他要輸入資料時,居然發現那些有關的空格已經被鎖住了,一片漆黑。他發現稅單已經申報了。基本上稅表上的數據被修改了。國稅局已經把一個更高金額的退稅存入了一個不是他客戶的銀行帳號中了。
他馬上聯絡了有關的電腦軟件公司,國稅局,州稅局和受到了影響的客戶們。國稅局馬上封鎖了他的電子申報號碼,另外指定了一個EFIN號碼給他。受到影響的客戶,因為社會安全號碼已經申報過了,不能再在網路上申報,只能用paper 申報稅單了。至於被盜領的錢,因為駭客是從英國侵入帳戶中,美國政府雖然不要客戶賠,但是也不可能去向犯罪集團追回錢了。
下午一個小時講網路安全:如今許多公司每天儲備備份資料,當駭客勒索的時候,會回答:多謝。我們不會花錢買資料的,因為我們已經有備份了。駭客於是又送電子郵件:你要出錢買我們去消毀手上所握有的你的資料,否則我們要把它公布在網路上。不少公司,甚至一些小的地方城市等政府單位都曾經受害,被勒索過。
遠距在家工作時網路安全是一個首先要考慮及解決的問題。其次要有一個特定的辦公桌椅,區域分別出來當你在家中的辦公室。必須要訂出上班的時間,在上班時間要換上工作時穿的服裝以示正式。曾見過家中工作的人高興的穿著T恤、短褲、拖鞋上班。試問萬一有視訊會議,是否會要去換衣服,是否會自愧形穢,或是很樂於變成大家的笑話。奉勸各位在家中上班時,工作時間內,還是以穿著工作服見人比較好。
有時家中還有其他人在一起,那麼你的工作或談話內容要注意是否會被其他人聽到,或你是否有保密的責任。上週六晚上參加台灣僑委會主辦的人工智慧課程中,有些人沒有把自己的麥克風跟鏡頭關掉,其他上課的人不得不聽到他們彼此間不相干主題的閒聊,或是看到不相干人士入鏡頭。其中大家都聽到一對夫婦在討論他們要準備一道洋蔥炒牛肉的菜式。有人在右邊留言處,打了「希望他們的洋蔥炒牛肉很好吃!」。
有關如何用視訊開會,網路安全,時間控管等主題都是在學校中一般沒有教的課題,必須自己找機會學習。
日新月異,不斷改變的時代,不能改變自己的人就會被時代淘汰。不要怕改變,人的彈性係數無限大。不斷學習新知,不斷改變,才不會有老人痴呆症,才能夠和其他人有共同溝通的語言。
網路上的Amazon興起之後許多實體店被取代了,但是不會被完全消滅掉。因為買衣服、買東西之前,我們還是會喜歡到實體店去觀察一下品質再購買。會計師等從事服務業的人不可能完全被取代。舉例說明:醫生遠距替你看病,你感到安心嗎?還是喜歡當面看診呢?會計師和客戶之間除非面對面談,你不能知道彼此間的化學成份是否合,是否可以長期相處。會計師要評估客戶是否值得保持。客戶也可決定找適合自己的會計師。遠距工作是大勢所趨,不管怎樣,學習把它放在日常生活中。



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